Finalità della posizione

Il Responsabile Front Office & Booking si occupa di tutti i servizi relativi all’accoglienza, coordinando le attività dell’intera hall. Si occupa della gestione delle prenotazioni, della gestione dei reclami e dei disguidi verificatisi o comunicati alla reception e, più in generale, coordina e monitora l’attività del Front Office. E’ responsabile delle prenotazioni delle camere, ne verifica la disponibilità e procede alla loro assegnazione all’arrivo dei clienti. Gestisce i reclami e le problematiche segnalate dai clienti, oltreché, le situazioni di emergenza.

PRINCIPALI RESPONSABILITA’

• Gestisce le risorse umane della funzione coordinandone l’attività e in accordo con il responsabile Risorse Umane cura la formazione e lo sviluppo professionale
• Coordina lo staff di Front Office e booking oltre che il Concierge
• Supervisiona l’operato del reparto booking, garantendo celerità e puntualità nelle risposte alle richieste degli ospiti
• Analizza la disponibilità delle camere e supporta la strategia di vendita aziendale al fine di massimizzare l’occupazione, i ricavi e il rendimento della struttura
• Si occupa della gestione delle camere in stretta collaborazione con la Responsabile Housekeeping
• Esamina gli arrivi giornalieri e le assegnazioni delle camere per soddisfare a pieno le esigenze dei clienti e rendere piacevole la loro vacanza
• Si interfaccia assiduamente con clienti VIP;trasmette ai clienti i valori e le competenze distintive del gruppo.
• Gestisce e coordina tutte le operazioni che fanno riferimento al reparto ricevimento.
• Svolge operazioni amministrative e contabili come l’emissione di documenti fiscali e l’attività di cassa.

Relazioni interne: si relaziona con la Direzione, con tutte le strutture di Staff e con i Responsabili delle Aree Funzionali

Relazioni esterne: tour operator e OTA; professori delle scuole superiori, tutor per i tirocini

Relazioni organizzative:

• Riferisce al Direttore
• Riporti della posizione
  – collaboratori front office

Dimensioni della posizione:

• coordina circa 15 persone

Expertise richiesta:

• Almeno 5 anni di esperienza nel ruolo, in contesti alberghieri analoghi e di elevato posizionamento
• Esperienza comprovata nel reparto prenotazioni in contesti alberghieri di elevato posizionamento
• Conoscenza di sistemi gestionali
• Conoscenze del tedesco e dell’inglese

Skills comportamentali richieste:

• Problem solving: essere in grado di lavorare in situazioni di stress, in particolare quando si tratta di gestire i reclami e le lamentele degli ospiti in modo cordiale e tempestivo.
• Gestione dello stress: resistenza e tenuta in situazioni difficili e di stress
• Organizzazione: definisce l’organizzazione interna della sua funzione avendo cura che i collaboratori siano adeguatamente orientati al risultato
• Comunicazione: diffonde le soluzioni individuate e le incorpora nei processi di lavoro; mette a disposizione di tutti le proprie conoscenze ed esperienze; è responsabile della comunicazione interna al suo Reparto
• Capacità di relazione: capacità di creare un team coeso e motivato
• Orientamento al risultato: è concreto e realizzativo rispetto agli obbiettivi che si pone